Ghidul participantului la intalniri de afaceri video on-line organizate de Bursa Romana de Afaceri prin platforma internationala de business matchmaking: RBE Video Connect

Pentru a eficientiza intalnirile si discutiile intre oamenii de afaceri si/sau reprezentantii companiilor care utilizeaza cea mai noua facilitate de Intalniri Video OnLine – RBE Video Connect pentru a isi gasi solutii la oportunitatile lor de afaceri si a se conecta video cu noi parteneri de afaceri din intreaga lume, Bursa Romana de Afaceri a elaborat un ghid care contine o serie de 20 de recomandari rezultate din activitatea practica.

 

Inainte de intalnire:

 

1. In cazul intalnirilor de afaceri internationale, verifica corespondenta orei comunicate de moderator sau de ceilalti participanti – vezi care este ora ta locala la care trebuie sa intri in camera virtuala de intalniri (video-call).
2. Pregateste-ti si testeaza-ti calculatorul (desktop-ul sau laptop-ul) pe care il veti utiliza pentru intalnirea video, cu 15 minute inainte de ora planificata. Acesta trebuie sa fie conectat la internet si sa aiba operationale camera video, microfonul si boxele dupa caz (majoritatea laptopurilor au sistemul audio-video deja integrat).
3. Este recomandat sa nu te asezi cu spatele la geam, adica lumina sa nu bata in camera video, ci inspre fata ta sau din lateral. Aprinde lumina in camera de unde vei sustine videoconferinta de afaceri.
4. Este indicat sa iti pui pe silent telefonul mobil, si sa-i anunti pe colegi sa nu te deranjeze in timpul intalnirii. Poti comunica cu ei prin mesaje, email (ai grija sa nu ai activate notificari sonore pentru trimiterea sau primirea de emailuri – este deranjant pentru ceilalti participanti la video-call).
5. In functie de pozitionarea camerei video, este posibil ca nu toata incaperea in care te afli sa fie vizibila. Regleaza unghiul camerei video si volumul audio inainte de intalnire.
6. Puncteaza-ti clar in scris pe caiet ceea ce vrei sa obtii de la respectiva intalnire de afaceri. Tot acolo iti poti face si notitele din timpul videoconferintei.
7. Pregateste-ti oportunitatile de afaceri si prezentarile in Power Point pe care vrei sa le faci, precum si poze sau alte fisiere de care s-ar putea sa ai nevoie sa le arati celorlalti participanti la intalnire. In cazul in care ti-a fost comunicat un timp maxim in care trebuie sa te incadrezi cu prezentarea ta, fa o prezentare de proba inainte pentru a fi sigur ca nu depasesti timpul alocat.
8. Datele importante (financiare, elemente relevante legate de afacerea ta sau de oportunitati si propuneri de afaceri pe care vrei sa le promovezi etc) le poti printa pentru a le avea in fata in timpul intalnirii video online.
9. Noteaza-ti undeva denumirile companiilor, numele, prenumele si functiile celorlalti parteneri de afaceri participanti la videoconferinta de afaceri. Te va ajuta cand vei vrea sa te adresezi cuiva anume. Daca nu le stii inainte de inceperea intalnirii, noteazati-le atunci cand acestia se prezinta la inceputul video call-ului.
10. Pregateste-ti un pahar cu apa si/sau ceai, cafea dupa caz.

 

 

 In timpul intalnirii:

1. Cand incepi sa vorbesti, VORBESTE! Iti vei da seama daca ceilalti te aud sau nu. Moderatorul sau ceilalti participanti iti vor spune daca ceva nu functioneaza. Evita intrebarile de genul “Alo! Ma auziti? Alo, alo!”
2. La inceputul fiecarei intalniri video online, fiecare participant se va prezenta cu numele- prenumele, denumirea firmei si pozitia detinuta – in special in intalnirile la care participantii nu se cunosc. La intalnirile la care exista un moderator, acesta va lua primul cuvantul, dupa care ii va invita pe cailalti participanti sa se prezinte.
3. In functie de tipul intalnirii video – in special cand sunt mai mult de 5 participanti la intalnire, este bine ca atunci cand nu vorbesti, sa pui microfonul pe MUTE, pentru a nu ii deranja pe cei care vorbesc. In cazul in care doresti sa intervii in discutie, poti ridica mana si moderatorul o sa iti dea cuvantul (nu uita sa pornesti microfonul daca l-ai oprit in prealabil).In cazul in care nu sunt mai mult de trei participanti la intalnire, nu este nevoie sa pui microfonul pe MUTE, pentru a nu avea timpi de asteptare intre replici si pentru ca discutiile sa poata fi cursive.Evita generarea de zgomote prin rasfoirea de hartii sau utilizarea instrumentelor de scris, a canii de cafea sau a paharului cu apa.
4. Fii atent la limbajul trupului. In timpul intalnirilor video, poti folosi acest avantaj, dar evita miscarile ample / bruste.
5. Platforma RBE Video Connect iti permite – ca in timpul intalnirii video on-line, sa iti inviti si alti colegi din firma, experti, consultanti sau parteneri de afaceri. In cazul in care doresti ca acestia sa intre in intalnire de la ei din birou, trebuie sa aranjezi asta cu ei inainte (trebuie sa aiba acces la un calculator). Daca ii inviti in incaperea in care te afli, trebuie doar sa ai grija ca si ei sa intre in unghiul camerei video (poti aranja asta chiar inainte de intalnire). In orice caz, trebuie ca si acestia sa se prezinte asa cum ai facut-o si tu.
6. Fii cat mai natural, zambeste – dar nu excesiv, vorbeste pe un ton normal, priveste direct in camera video cat de mult poti, mai ales atunci cand vorbesti.
7. In functie de conexiunea de internet a participantilor, este posibil sa apara mici intarzieri de milisecunde sau secunde ale semnalului audio – video.
8. Vorbeste clar si concis. Puncteaza-ti inaintea intalnirii ideile principale si propunerile de afaceri pe care vrei sa le sustii.
9. Nu monopoliza discutia. Nu ii intrerupe pe ceilalti cand vorbesc.
10. La sfarsitul intalnirii, multumeste-le celorlalti pentru intalnire, si nu uita sa te deconectezi de la camera de intalniri video.

 

***

 

RBE Video Connect este serviciul de intalniri de afaceri video on- line, pe care Bursa Romana de Afaceri il pune la dispozitia membrilor sai

Conexiuni si Intalniri de afaceri de calitate prin RBE Video Connect.

 

Daca ai o intalnire stabilita, mergi in camera de intalniri aici.

Poti solicita acces DEMO prin formularul de mai jos, sau la:  [email protected] * 021-266.56.77